Charge RosterAloita erottamalla käyttöoikeus ja etuoikeus
Ensimmäinen päätös on, ketkä saavat käyttää työpaikan latauspisteitä. Tyypillisiä käyttäjäryhmiä voivat olla:
- työntekijöiden omat autot;
- työsuhdeautot;
- yrityksen yhteiskäyttö- tai huoltoautot;
- vierailijat;
- vuokralaiset tai muut saman kiinteistön käyttäjät.
Käyttöoikeus ei vielä tarkoita etuoikeutta. Kaikki työntekijät voivat esimerkiksi olla oikeutettuja lataamaan, vaikka joissain tilanteissa yrityksen operatiivinen ajoneuvo tarvitsee prioriteetin.
Jos prioriteetteja käytetään, niiden pitää olla etukäteen määriteltyjä. Muuten latauspisteestä tulee helposti neuvottelukysymys yksittäisten työntekijöiden välillä.
Reilu ei aina tarkoita täysin tasan
Täysin tasainen jako kuulostaa oikeudenmukaiselta, mutta se voi tuottaa huonon lopputuloksen.
Esimerkiksi kaksi työntekijää voivat molemmat olla oikeutettuja lataamaan, mutta toisella on 15 kilometrin työmatka ja mahdollisuus ladata kotona, kun taas toinen ajaa 120 kilometriä päivässä eikä voi ladata kotona. Pelkkä tasajako ei huomioi erilaista tarvetta.
Toisaalta tarpeeseen perustuva järjestelmä voi muuttua raskaaksi, jos jokaisen työntekijän pitäisi jatkuvasti perustella lataustaan.
Hyvä käytäntö on usein yksinkertaisempi:
- kaikilla kelpoisilla käyttäjillä on sama näkyvyys vapaisiin aikoihin;
- samat varaus- ja peruutussäännöt koskevat kaikkia;
- erityiset prioriteetit on kuvattu erikseen;
- järjestelmää tarkennetaan vasta, jos todellinen kysyntä sitä vaatii.
Valitse jakomalli kysynnän mukaan
Ensimmäisenä paikalle
Toimii hyvin, kun latauspisteitä on yleensä vapaana ja työntekijöiden ei tarvitse suunnitella latausta etukäteen.
Haaste syntyy, jos samat aikaisin saapuvat työntekijät saavat parhaat latausajat päivästä toiseen.
Varaus
Sopii tilanteeseen, jossa työntekijän pitää tietää ennen työpäivää, että hänellä on latausaika.
Varausmallissa tärkeimpiä sääntöjä ovat varausikkuna, vuoron pituus ja peruutukset.
Aikaraja
Voi toimia, jos autoja halutaan kierrättää yhden työpäivän aikana useampi.
Aikarajan pitää kuitenkin vastata todellista lataustarvetta. Liian lyhyt raja tekee latauksesta hyödytöntä, liian pitkä taas vähentää kapasiteetin kiertoa.
Jono tai odotuslista
Toimii parhaiten, jos kuljettajat ovat jo työpaikalla ja voivat reagoida siihen, että paikka vapautuu.
Jono kertoo, kuka on seuraava. Se ei välttämättä kerro tarkasti, milloin latausaika alkaa.
Yhdistelmä
Joissakin työpaikoissa aamun suosituimmat ajat voidaan varata etukäteen, mutta päivän muut vapaat ajat jätetään joustavampaan käyttöön. Yhdistelmä kannattaa pitää mahdollisimman yksinkertaisena.
Estä parhaiden aikojen jatkuva kasaantuminen
Reiluuden kannalta yksi yleisimmistä ongelmista on se, että sama käyttäjä voi varata toistuvasti kaikki halutuimmat ajat ennen muita.
Tähän voidaan vaikuttaa esimerkiksi:
- rajoittamalla, kuinka pitkälle tulevaisuuteen voi varata;
- pitämällä yksittäisen varauksen enimmäispituus kohtuullisena;
- estämällä päällekkäiset tai epärealistisen pitkät varaukset;
- seuraamalla toistuvia käyttämättömiä varauksia;
- arvioimalla tarvittaessa, pitääkö yhdellä käyttäjällä olla useita tulevia varauksia samanaikaisesti.
Kaikkia rajoituksia ei kannata ottaa käyttöön varmuuden vuoksi. Lisää sääntö vasta, kun sillä ratkaistaan oikea havaittu ongelma.
Peruutukset ovat osa reilua käyttöä
Käyttämätön varaus on menetettyä kapasiteettia niin kauan kuin muut uskovat ajan olevan varattu.
Siksi hyvä perussääntö on:
Jos et enää tarvitse varaamaasi latausaikaa, peruuta se mahdollisimman pian.
Peruutuksen pitäisi palauttaa aika näkyvästi muiden käyttöön. Tämä on yksi helpoimmista tavoista parantaa kapasiteetin käyttöä ilman uusia latauspisteitä.
Kerro selvästi, milloin vuoro päättyy
Latausvuoron loppu on usein käytännössä tärkeämpi kuin sen alku.
Työntekijän pitäisi tietää:
- mihin kellonaikaan hänen vuoronsa päättyy;
- pitääkö auto siirtää heti;
- mitä tehdään, jos työntekijä on kokouksessa tai poissa työpisteeltä;
- saako toinen kuljettaja koskaan irrottaa auton latauksesta;
- miten toimitaan, jos latauspaikka on edelleen varattu vuoron päätyttyä.
Jos auton siirtäminen keskellä työpäivää on käytännössä vaikeaa, tämä pitää ottaa huomioon vuorojen pituudessa ja fyysisessä pysäköintijärjestelyssä.
Prioriteetit pitää perustella etukäteen
Joillakin työpaikoilla on perusteltuja erityistarpeita. Esimerkiksi:
- yrityksen ajoneuvon pitää olla käyttövalmis tiettyyn kellonaikaan;
- työntekijä tekee pitkän työajon saman päivän aikana;
- huolto- tai päivystysauto tarvitsee toimintavarmuutta;
- tietyllä toimipaikalla ei ole vaihtoehtoista latausmahdollisuutta.
Prioriteetti toimii vain, jos se on läpinäkyvä. Yksittäisen esihenkilön tai työntekijän ei pitäisi joutua ratkaisemaan jokaista tilannetta erikseen.
Älä tee latauksesta henkilöstökonfliktia
Kun säännöt puuttuvat, latauspisteen käyttö alkaa helposti perustua sosiaaliseen neuvotteluun:
- kuka uskaltaa pyytää toista siirtämään auton;
- kuka tulee töihin aikaisimmin;
- kuka on aktiivisin viestiryhmässä;
- kenen tarve vaikuttaa kiireisimmältä;
- kuka tuntee ylläpitäjän.
Tällainen malli ei skaalaudu, vaikka työpaikalla olisi hyvä henki.
Yhteinen aikataulu ja etukäteen sovitut säännöt siirtävät päätöksen henkilöiden välisestä neuvottelusta yhteiseen prosessiin.
Mittaa myös sitä, kuka jää ilman latausta
Reiluuden arviointi ei onnistu pelkästä käyttöasteesta.
Seuraa myös:
- kuinka usein työntekijä ei löydä sopivaa latausaikaa;
- osuuko ongelma samoihin kellonaikoihin;
- jäävätkö samat käyttäjät toistuvasti ilman aikaa;
- onko syynä varauskäytäntö vai todellinen kapasiteettipula;
- palautuuko peruutettu aika muiden käyttöön;
- täyttyvätkö halutuimmat ajat huomattavasti aiemmin kuin muu päivä.
Tämä auttaa erottamaan sääntöongelman kapasiteettiongelmasta.
Yksinkertainen reiluuden tarkistuslista
- Onko selvää, ketkä saavat käyttää latauspisteitä?
- Näkevätkö kaikki kelpoiset käyttäjät saman saatavuuden?
- Koskevatko samat normaalit varaussäännöt kaikkia?
- Ovatko mahdolliset prioriteetit kirjallisia ja perusteltuja?
- Vapautuvatko peruutetut ajat muiden käyttöön?
- Onko vuoron päättymisestä selkeä käytäntö?
- Voiko yksi käyttäjä käytännössä vallata parhaat ajat jatkuvasti?
- Tiedetäänkö, kuinka usein oikea lataustarve jää ilman aikaa?
- Tarkistetaanko sääntöjä, jos kysyntä muuttuu?
Missä Charge Roster auttaa?
Charge Roster tekee latauspisteiden käyttöajan näkyväksi yhteiseksi resurssiksi. Työntekijät näkevät vapaat ajat ja varaavat latausvuoron samojen työpaikan sääntöjen mukaan.
Työpaikka voi määrittää varattavat ajat ja varausrajat sekä nähdä, milloin kysyntä ei enää mahdu tarjolla olevaan aikatauluun.
Charge Roster ei päätä organisaation puolesta, kuka on oikeutettu erityiseen prioriteettiin. Se tarjoaa työkalun, jolla sovitut pelisäännöt voidaan toteuttaa selkeästi.